Serenovia Connexion : Optimisez la gestion de votre télésecrétariat en ligne #

Accès sécurisé à la plateforme Serenovia #

L’une des premières préoccupations, pour tout professionnel déléguant sa permanence téléphonique, concerne la sécurisation de l’accès à la plateforme. Serenovia propose un espace de connexion dédié adapté aux différents profils utilisateurs : secrétaires, clients, responsables d’équipe. À chaque connexion, un processus d’authentification forte protège l’accès, tout en assurant une confidentialité absolue des données sensibles.

Les droits d’accès sont finement paramétrés et individualisés, chaque collaborateur bénéficiant d’un niveau d’autorisation en lien avec ses missions. Par exemple, une secrétaire n’accède qu’aux agendas et outils qui lui sont nécessaires, tandis qu’un superviseur peut visualiser l’ensemble des statistiques et historiques d’actions.
L’ensemble des connexions et modifications effectuées sur la plateforme laissent une trace, permettant une traçabilité exhaustive des interventions, ce qui fait de Serenovia un outil parfaitement conforme aux exigences actuelles en matière de gestion de données et de protection de la vie privée.

• Authentification sécurisée pour chaque utilisateur lors de la connexion
• Traçabilité systématique de toutes les actions menées sur la plateforme
• Gestion des droits par profil et par mission
• Conformité RGPD et normes spécifiques au secteur médical

Interface web et mobilité : connectez-vous partout, tout le temps #

Serenovia se distingue par son interface web 100 % SaaS, accessible à tout moment depuis n’importe quel navigateur, sans installation locale. Que l’on travaille sur ordinateur fixe, tablette ou smartphone, la réactivité et la fluidité de la plateforme permettent de piloter l’activité en toute mobilité, y compris pour des équipes en télétravail ou réparties sur plusieurs sites. Cette flexibilité répond parfaitement aux exigences des professionnels du secrétariat médical qui alternent journées en cabinet et travail à distance, ou qui souhaitent déléguer la réception d’appels à des structures spécialisées.

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Cette portabilité maximale simplifie la gestion des ressources et garantit une continuité de service, même lors de situations imprévues telles que l’absentéisme d’un membre de l’équipe ou l’augmentation soudaine du volume d’appels. Le fonctionnement en mode SaaS assure également une mise à jour automatique des fonctionnalités, sans intervention des utilisateurs, ce qui limite considérablement l’incidence des pannes ou des incompatibilités techniques.

• Connexion instantanée depuis un simple navigateur
• Optimisation de l’interface pour ordinateurs, tablettes et smartphones
• Disponibilité permanente, quelle que soit la localisation
• Mises à jour automatiques, sans contrainte technique

Gestion collaborative des agendas et contacts en ligne #

Une fois connecté, chaque opérateur dispose d’un accès immédiat à des agendas partagés en temps réel, ce qui représente un atout majeur pour l’organisation de rendez-vous, qu’il s’agisse de consultations médicales ou de calendriers professionnels. La gestion centralisée des carnets d’adresses permet d’unifier l’ensemble des contacts – patients, clients, partenaires – et de les actualiser de façon coordonnée.

Un point fort de la solution Serenovia réside dans l’intégration d’outils externes comme Doctolib ou Maiia, couramment utilisés par les professionnels de santé et les centres d’appels médicaux. Les synchronisations s’opèrent automatiquement, évitant les doubles saisies et réduisant le risque d’erreur dans la gestion du temps. Cela favorise un accompagnement optimal des patients ou clients, tout en minimisant les délais de traitement.

• Consultation et modification instantanée des agendas
• Actualisation automatique des rendez-vous confirmés, déplacés, annulés
• Ajout et mise à jour des contacts en quelques clics
• Intégration fluide d’applications externes de type Doctolib, Maiia ou Calendovia
• Gestion multi-agendas et notifications temps réel

Téléphonie VoIP et gestion des appels via Serenovia #

L’une des révolutions majeures portées par Serenovia concerne la téléphonie VoIP intégrée. Fini le recours aux lignes traditionnelles : les appels entrants et sortants sont gérés directement via la plateforme, grâce à la technologie CTI (Couplage Téléphonie Informatique). Cela permet aux opérateurs de décrocher, transférer ou enregistrer des appels en un seul clic, directement depuis leur interface web.

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L’identification instantanée des appelants et la remontée automatique des fiches clients constituent un gain de temps considérable. L’accueil téléphonique devient ainsi personnalisé, chaque interlocuteur bénéficiant d’un traitement adapté à son historique et à ses besoins. Dans le domaine médical, cette fonctionnalité s’avère précieuse pour anticiper les demandes des patients et offrir un suivi qualitatif, sans risque d’erreur sur l’identité ou le motif d’appel.

• Gestion des appels en ligne (décrochage, transfert, enregistrement)
• Reconnaissance automatique de l’appelant et accès à la fiche contact
• Historique complet des communications
• Performances stables même en cas de forte affluence d’appels

Supervision et traçabilité des connexions pour le pilotage d’équipe #

Les fonctionnalités de supervision en temps réel permettent aux responsables d’équipe de piloter efficacement l’activité du télésecrétariat. Serenovia met à disposition un tableau de bord centralisé affichant les connexions actives, l’état de la ligne, le nombre d’appels traités et l’historique des actions réalisées sur la plateforme.

Chaque connexion fait l’objet d’un suivi rigoureux, avec possibilité d’exporter des statistiques détaillées pour analyser les performances, détecter d’éventuels dysfonctionnements et ajuster les ressources en fonction du flux d’appels. Cette traçabilité s’avère particulièrement utile pour répondre aux attentes des clients en matière de qualité de service, mais aussi pour gérer les ressources humaines en toute transparence.

• Supervision des connexions et suivi des tâches en temps réel
• Tableaux de bord dynamiques et filtres personnalisables
• Traçabilité exhaustive des modifications, accès, transferts et archivages
• Contrôle de la qualité et gestion RH optimisée

Dépannage et support lors de la connexion à Serenovia #

Pour garantir une prise en main rapide, Serenovia inclut un support technique complet. Les utilisateurs disposent d’outils d’accompagnement, d’une aide contextuelle et de tutoriels vidéo directement accessibles depuis leur espace client.

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Les procédures de connexion sont détaillées étape par étape, évitant ainsi les erreurs lors de l’accès initial ou lors de la récupération d’un compte. En cas de difficulté, un service d’assistance réactif intervient pour résoudre les problèmes de connexion, réinitialiser les accès ou expliquer les paramétrages avancés (gestion multi-profils, intégration des agendas, sécurisation des accès).

• Tutoriels vidéo et guides de démarrage rapide
• Centre d’aide en ligne avec FAQ et documentation exhaustive
• Assistance technique disponible pour tout incident de connexion
• Procédures pour la récupération d’accès et la gestion des droits

Sécurité et confidentialité des accès Serenovia #

La protection des données représente une priorité pour tous les professionnels utilisant Serenovia, notamment dans le secteur médical. À ce titre, la plateforme s’appuie sur des protocoles sécurisés pour la transmission et le stockage des informations. Les échanges, qu’il s’agisse de données de santé ou de communications clients, sont systématiquement cryptés, assurant un niveau de confidentialité conforme aux réglementations les plus strictes.

Les serveurs hébergeant les bases de données sont certifiés HADS (Hébergement Agréé des Données de Santé), critère essentiel pour tout acteur manipulant des informations médicales. Cette conformité garantit que ni la confidentialité, ni l’intégrité, ni la disponibilité des dossiers électroniques ne sont compromises. Dans le contexte actuel de digitalisation accélérée des pratiques administratives et médicales, ce niveau de sécurité s’impose comme une exigence non négociable.

• Cryptage avancé des données échangées
• Stockage sur des serveurs HADS, validés pour l’hébergement de données sensibles
• Contrôles d’accès renforcés et journalisation complète des connexions
• Respect des normes européennes et françaises sur la protection des données personnelles

Cas concrets d’utilisation de Serenovia dans le télésecrétariat professionnel #

L’adoption de la solution Serenovia par des acteurs réputés du secteur illustre sa pertinence opérationnelle. En 2023, la société ServiCall a migré l’intégralité de sa gestion d’agendas médicaux vers Serenovia, tirant parti de l’intégration native avec Doctolib. Ce changement a permis à ses télésecrétaires de réduire de 40 % le temps de traitement des rendez-vous et d’atteindre un taux d’erreur quasi nul sur la prise de messages.

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Les centres d’appels multilingues, tel que MédicAll, utilisent l’interface web mobile de Serenovia pour permettre aux opérateurs en télétravail de traiter les appels médicaux, tout en accédant à l’historique des patients et aux résultats d’analyses externes. Cette organisation a permis d’absorber des pics de volume d’appels pendant la vague épidémique de 2024 sans dégrader la qualité du service.

• Centralisation des agendas pour une prise de rendez-vous cross-plateformes
• Traitement des demandes via une messagerie unifiée, incluant le suivi des relances SMS/Email
• Transfert d’appels simplifié grâce à la téléphonie VoIP et au couplage CTI
• Suivi analytique des appels pour l’optimisation des ressources humaines

Comparatif : Serenovia vs autres solutions du marché #

Afin d’éclairer votre choix, il est pertinent de confronter les principales fonctionnalités de Serenovia avec celles d’alternatives du marché comme E-Agenda ou Belenos. Voici un tableau comparatif synthétique :

Critères	Serenovia	E-Agenda	Belenos
Interface SaaS	Oui, interface web universelle	Oui, accès navigateur	Oui, accès web sécurisé
Téléphonie VoIP intégrée	Oui (CTI, enregistrement, transfert)	Non (utilise les lignes opérateurs)	Non (fonctionnalités restreintes)
Intégration d’agendas externes	Doctolib, Maiia, Calendovia, Doctena	Partielle (Doctolib, Google Agenda)	Doctolib, Maiia
Supervision et traçabilité	Tableau de bord avancé, statistiques temps réel	Tableau simplifié	Statistiques standards
Hébergement HADS	Oui	Oui	Oui
Support technique	Tutoriels, FAQ, hotline dédiée	Assistance email/téléphone	Hotline, FAQ
Prix mensuel (par opérateur)	À partir de 70€	Variable (selon modules)	Sur devis

Intégration de Serenovia dans une démarche qualité et conformité réglementaire #

La démarche qualité dans les structures de télésecrétariat médical ou d’accueil téléphonique s’appuie sur la capacité à fournir une traçabilité totale, une confidentialité des échanges et une disponibilité continue. Serenovia a structuré ses process pour répondre aux directives de la CNIL et aux recommandations HAS sur le traitement des données de santé. Chaque opération – prise de rendez-vous, ajout de contact, gestion des messages – est enregistrée et accessible depuis un journal d’activité, facilitant les audits réguliers et la délivrance d’attestation de conformité.

L’historique des actions garantit la non-répudiation, un atout certain pour les partenariats hospitaliers ou les cabinets exigeant un niveau de sécurité maximal. Cette approche permet non seulement d’améliorer la qualité du service rendu aux clients, mais aussi de limiter les litiges grâce à des preuves tangibles et datées.

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• Conformité RGPD pour la gestion des données personnelles
• Journal d’activité consultable et exportable
• Archivage sécurisé des interactions
• Process validés selon les recommandations HAS

Pourquoi recommander Serenovia pour votre structure ? #

L’expérience utilisateur, la puissance fonctionnelle et l’excellence du support technique positionnent Serenovia comme un acteur phare du secteur. L’outil s’adapte aussi bien aux TPE du télésecrétariat qu’aux centres d’appels de plusieurs dizaines de postes, ce qui le rend pertinent pour toute organisation souhaitant centraliser ses flux et améliorer la productivité de ses équipes.

Les atouts décisifs résident notamment dans l’automatisation des tâches répétitives, la personnalisation des accès et la qualité de l’intégration avec les logiciels du marché. Le retour d’expérience des utilisateurs souligne notamment la stabilité de la plateforme, la réactivité des équipes de support et la pertinence des outils de suivi statistique pour la prise de décision.

• Gestion multi-profils adaptée à la croissance des équipes
• Réduction du temps de traitement des appels et rendez-vous
• Centralisation des canaux de communication (appels, emails, SMS)
• Diminution du risque d’erreur grâce à l’intégration système

Perspectives d’évolution et innovations prévues #

Le secteur du télésecrétariat évolue rapidement, poussé par les avancées en intelligence artificielle et l’intégration de l’automatisation dans la gestion des flux. Serenovia mise sur le développement d’algorithmes d’analyse prédictive permettant d’anticiper les pics d’appels et d’ajuster en temps réel la charge de travail des équipes. L’ajout de modules de pilotage intelligent des agendas et de rappels automatiques via chatbot figure parmi les prochaines étapes.

Nous sommes convaincus que Serenovia continuera de répondre aux attentes croissantes des professionnels, tant en matière de sécurisation que de fluidité organisationnelle, grâce à une politique d’innovation continue et à l’écoute active de sa communauté d’utilisateurs.

• Déploiement progressif de l’intelligence artificielle pour la gestion des priorités d’appels
• Optimisation de la reconnaissance vocale et du traitement automatisé de messages
• Renforcement des protocoles de sécurité et d’authentification
• Intégration renforcée avec les principaux outils de santé et de gestion

Pour conclure, la connexion Serenovia s’avère être une solution de référence pour tout professionnel aspirant à optimiser la gestion de son télésecrétariat à distance, alliant sécurité, mobilité, et évolutivité au service d’une expérience utilisateur sans compromis.