Serenovia Connexion : Optimisez la gestion de votre télésecrétariat en ligne #

Accès sécurisé à la plateforme Serenovia #

Garantir la sécurité des accès représente un enjeu majeur dans la gestion du secrétariat à distance. Serenovia propose une interface de connexion distincte pour chaque utilisateur, qu’il soit secrétaire, client entreprise ou collaborateur externe. L’authentification s’effectue à l’aide d’identifiants strictement personnels, ainsi que par des protocoles HTTPS renforcés, permettant de protéger la confidentialité des données échangées et d’assurer la traçabilité intégrale de chaque action réalisée sur la plateforme.

• Les adresses e-mail et mots de passe individuels sont attribués selon le rôle de chacun.
• La traçabilité des connexions facilite le suivi des interventions et l’identification rapide des incidents.
• La plateforme intègre un journal d’événements pour retracer l’historique d’accès et garantir la conformité avec la règlementation RGPD.

Dans le secteur médical, de nombreux cabinets utilisent la connexion Serenovia pour assurer la confidentialité des dossiers patients, grâce à des accès différenciés selon les profils : en 2024, le CHU de Limoges a employé la plateforme pour son service de prise de rendez-vous, sécurisant ainsi l’accès aux agendas sensibles.

Interface web et mobilité : connectez-vous partout, tout le temps #

Tandis que l’activité de télésecrétariat s’accentue en télétravail et en multisites, la mobilité devient un impératif. Serenovia propose une interface HTML5 optimisée, accessible depuis n’importe quel navigateur, sans installation préalable. Cette accessibilité totale permet à chaque opérateur de gérer l’activité du standard ou des agendas sans contrainte de lieu ni de matériel.

À lire Serenovia Connexion : Optimisez la gestion de votre télésecrétariat en ligne

• Compatibilité totale : ordinateur fixe, tablette professionnelle, smartphone Android/iOS.
• Connexion SaaS via une simple URL sécurisée, utilisable au domicile, en structure partagée ou à l’étranger.
• Synchronisation en temps réel des flux d’appels, notifications et modifications des plannings.

En 2023, un réseau de cliniques vétérinaires basé à Nice a intégré Serenovia pour centraliser l’accueil téléphonique de ses six sites, exploitant la portabilité de l’interface pour une gestion mutualisée, même lors des déplacements de ses secrétaires.

Gestion collaborative des agendas et contacts en ligne #

La force de Serenovia réside dans sa gestion collaborative des plannings et carnets d’adresses. Dès la connexion, chaque intervenant accède à des agendas partagés, modifiables en temps réel, garantissant une actualisation instantanée des rendez-vous sur tous les terminaux. Ce fonctionnement évite les doubles réservations, oublis et conflits d’horaire, tout en fluidifiant l’échange d’information entre le télésecrétariat et les clients.

• Modifications simultanées sur l’agenda par plusieurs secrétaires, avec attribution des couleurs et étiquettes personnalisées.
• Ajout et suivi des contacts, centralisation de l’annuaire, gestion des fiches patients et historiques clients.
• Intégration d’outils externes de gestion de rendez-vous tels que Doctolib, Maiia ou Doctena, facilitant la synchronisation multi-plateformes.

En février 2024, une maison de santé à Bordeaux a connecté Serenovia à sa plateforme Doctolib. Résultat : tous les rendez-vous pris en ligne ou par téléphone sont mis à jour en temps réel, réduisant le taux d’oubli de plus de 30 % en six mois.

Téléphonie VoIP et gestion des appels via Serenovia #

La technologie VoIP intégrée à Serenovia permet de transformer l’ordinateur ou le smartphone en standard téléphonique virtuel. Les secrétaires peuvent décrocher, transférer ou enregistrer les appels directement via l’interface, sans nécessiter de poste téléphonique physique. Cet atout clé améliore la réactivité et la qualité de l’accueil.

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• Identification immédiate de l’appelant grâce au CTI (Computer Telephony Integration), avec affichage automatique de la fiche client.
• Histoire des conversations et enregistrements d’appels disponibles à la réécoute.
• Transfert intelligent entre différents opérateurs, y compris en télétravail ou en équipes multisites.

En mars 2024, la société Call’Expert a migré son standard de 12 postes sur Serenovia, réduisant le temps de traitement des appels entrants de 18 % grâce à la remontée automatique des fiches contacts et à la gestion structurée des files d’attente.

Supervision et traçabilité des connexions pour le pilotage d’équipe #

Piloter une équipe de télésecrétaires implique une vision claire de l’activité en temps réel. Serenovia met à disposition des superviseurs un dashboard statistique complet, compilant connexion en cours, historiques, indicateurs de performance et analyse des pics d’appels.

• Tableau de bord personnalisable pour chaque manager, affichant l’état d’activité des secrétaires en direct.
• Statistiques précises : nombre d’appels traités, durée moyenne, taux de prise en charge, répartition des tâches.
• Traçabilité des accès et des modifications réalisées sur les agendas, permettant de valoriser la qualité du service rendu aux clients.

En septembre 2023, la société Médicallia a équipé son service RH d’un accès supervision sur Serenovia, permettant de détecter les surcharges de travail en temps réel et d’ajuster l’attribution des appels, ce qui a réduit le taux d’appels manqués de 12 % sur la période de septembre à décembre.

Dépannage et support lors de la connexion à Serenovia #

L’adoption d’une plateforme aussi complète requiert un accompagnement technique permanent. Serenovia offre un support client réactif et multicanal, combinant centre d’aide interactif, documentation PDF et vidéos pédagogiques, accessibles directement depuis l’interface de connexion.

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• Accès à une FAQ dynamique sur chaque aspect de la connexion et de la gestion des comptes.
• Assistance par chat en ligne, ticketing ou ligne téléphonique dédiée, avec délai de réponse moyen inférieur à 30 minutes en heures ouvrées.
• Guides détaillés pour la récupération d’accès, le paramétrage des droits utilisateurs ou le dépannage de la téléphonie VoIP.

En janvier 2024, le cabinet dentaire Les Oliviers a pu rétablir l’accès de ses quatre secrétaires sous deux heures grâce à l’interactivité de l’assistance Serenovia, après une perte simultanée des mots de passe due à un incident réseau.

Sécurité et confidentialité des accès Serenovia #

La gestion de la confidentialité des données figure au cœur de la stratégie Serenovia, notamment avec l’adhésion aux normes HADS (Hébergement Agréé des Données de Santé). Toutes les données transitant par la plateforme sont cryptées via SSL/TLS et stockées sur des serveurs certifiés, ce qui garantit l’intégrité et la non-divulgation d’informations sensibles.

• Cryptage de bout en bout pour l’ensemble des échanges, feuille de route respectée lors des transferts d’informations médicales et messages confidentiels.
• Hébergement sur des serveurs HADS validés par le Ministère de la Santé, répondant à la législation nationale en matière de protection de la donnée de santé.
• Système de droits d’accès granulaire par utilisateur, permettant de restreindre les fonctionnalités consultables selon les profils.

En avril 2024, une étude menée auprès de 97 cabinets installés sur Serenovia révélait un taux de satisfaction de 98 % concernant la sécurité perçue de la gestion de leurs dossiers et carnets d’adresses médicaux.

Tableau comparatif des fonctionnalités-clés Serenovia #

Fonctionnalité	Description	Cas d’usage professionnel
Connexion sécurisée	Authentification personnalisée, journalisation des accès	Cabinet médical, centre d’appels interne, clinique vétérinaire
Interface mobile	Accessible via navigateur, synchronisation temps réel	Secrétaire en télétravail, équipe répartie sur plusieurs sites
Agenda partagé	Modification simultanée, gestion des droits utilisateur	Pluridisciplinarité en maison de santé, planning d’équipe
Téléphonie VoIP	Transfert d’appel en ligne, remontée de fiches clients	Accueil téléphonique externalisé, standard multisite
Supervision	Dashboard, indicateurs détaillés, traçabilité RH	Suivi d’équipe, pilotage en temps réel, reporting qualité
Support intégré	Centre d’aide, tutoriels, assistance réactive	Dépannage immédiat, onboarding nouveaux secrétaires
Sécurité HADS	Hébergement des données de santé, conformité RGPD	Permanence médicale, clinique, laboratoire d’analyses

Considérant la diversité des fonctionnalités et la robustesse technique de Serenovia, nous estimons qu’il s’agit d’une solution de référence pour la gestion du télésecrétariat moderne, tant dans le médical que dans l’administratif.

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Conclusion #

Opter pour la connexion Serenovia, c’est s’assurer d’une expérience utilisateur fluide, hautement sécurisée et adaptée à toutes les évolutions des métiers de l’accueil téléphonique à distance. Les atouts majeurs résident dans la centralisation des agendas et appels, l’ergonomie de l’interface, ainsi que la possibilité de travailler de manière collaborative en toute mobilité. Le souci du détail dans le pilotage des droits et la conformité HADS positionne la solution parmi les plus sûres du marché français. À l’aune d’un environnement numérique toujours plus exigeant, Serenovia constitue une alternative de choix pour garantir la qualité de service et la réactivité, tout en maîtrisant rigoureusement la confidentialité des échanges clients et patients.